2.1 Erhebung von Daten der Vereinsmitglieder

Folgende Daten sind notwendige Daten zur Verfolgung der Vereinsziele und zur Betreuung und Verwaltung der Mitglieder:

a) Name
b) Anschrift
c) Geburtsdatum
d) Geschlecht
e) bei Minderjährigen eine Telefonnummer (Notfallnummer)
f) E-Mailadresse
g) sportartenrelevante körperliche Beeinträchtigungen (Sportattest)
h) Zustimmung zur Veröffentlichung von Bildern
i) Kontodaten (diese Daten werden uns auch durch Überweisungen bekannt und durch Kontoauszüge bei uns gespeichert)
j) Trainings-Teilnahme

Sofern das Mitglied die Wettkampflizenz beim Deutschen Schwimm-Verband (DSV) beantragt, sind außerdem folgende persönliche Daten notwendig:

k) Geburtsname
l) Geburtsort
m) Nationalität
n) Ggf. DSV-ID

Nach der Beantragung der Wettkampflizenz beim DSV werden persönliche Daten nach Buchstaben a-d und k-n gleichzeitig Daten des Dachverbandes DSV. Angaben nach Buchstaben e-j werden in keinem Fall Daten eines anderen Verbandes.

Alle weiteren Daten, die vom Verein im Rahmen der Aufnahme als Mitglied erfolgen, sind freiwillig. Hierauf wird bei Erhebung der Daten hingewiesen.
Die Erhebung von weiteren Daten für die Anmeldung zu Veranstaltungen, Vereinsfahrten und Wettkämpfen sind notwendige Daten für die jeweilige Veranstaltung. Die Teilnahme kann nur erfolgen, insofern die notwendigen Daten erhoben werden.

Zu den freiwilligen Daten im Rahmen der Verwirklichung der Vereinsziele sowie der Verwaltung und Betreuung der Mitglieder gehören in nicht abschließender Aufzählung unter anderem:

- Bekleidungsgrößen
- Allergien
- Ernährungsart
- Teilnahmen und Platzierungen an Wettkämpfen in- und außerhalb des Vereins
- Sportliche Qualifikationen, die außerhalb des Vereins erworben wurden
- Schwimmabzeichen
- Kampfrichtereinsätze
- Bestzeiten

2.2 Erhebung von Daten Dritter

Der Verein erhebt Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern (Lieferanten, Gästen, Zuschauern, Besuchern, Teilnehmern an Veranstaltungen) soweit dies für berechtigte Interessen des Vereins notwendig ist und keine besonderen Schutzbedürfnisse der Betroffenen bestehen.
Bei Gästen, Zuschauern und Besuchern beschränkt sich dies im Regelfall auf die Legitimation der Anwesenheit, also Identifizierung als Angehöriger eines Vereinsmitglieds oder sonstiger Interessent. Bei Teilnehmern an Wettkämpfen, Vereinsfahrten und Veranstaltungen, welche letztlich dem Versicherungsschutz des Vereins unterliegen, erhebt der Verein notwendige und freiwillige Daten analog dem in Ziffer 2.1 beschriebenen Umfang und Verfahren.

2.3 Erhebung von Personaldaten der Beschäftigten des Vereins

Der Verein erhebt und nutzt personenbezogene Daten von Vorstandsmitgliedern, Trainern, Kassenprüfern, Kampfrichtern sowie weiteren Funktionsträgern des Vereins, soweit diese Daten für die Verwirklichung der Vereinsziele, die Betreuung von Mitgliedern sowie die Verwaltung des Vereins notwendig sind.
Von Trainern wird, zum Zwecke des Kinderschutzes, regelmäßig ein Polizeiliches Führungszeugnis vorgelegt und gespeichert.

2.4 Erhebung von Daten von Besuchern des Internetauftrittes des Vereins

2.4.1 Datenerhebung zur Abwehr von Angriffen auf die IT-Struktur

Der Verein erhebt und speichert im Rahmen eines Zugriffsprotokolls direkt beim Provider der Website die ungekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffes sowie die URL, auf die zugegriffen wurde. Dies dient ausschließlich dazu, unberechtigte Zugriffe zu erkennen und durch geeignete Gegenmaßnahmen auszuschließen. Als unberechtigte Zugriffe werden insbesondere DDOS-Attacken, Zugriffsversuche auf geschützte Bereiche sowie Versuche der Übermittlung von Spam über Kontaktformulare oder Gästebuch bewertet. Die Zugriffsprotokolle werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Eine Auswertung der erhobenen Daten findet nur statt, wenn sich anhand der Protokollierung ein Anfangsverdacht auf Versuch der missbräuchlichen Erlangung von personenbezogenen Daten ergibt.

2.5 Informationspflicht

Bei der Erhebung personenbezogener Daten belehrt der Verein (gemäß Art. 13 DS-GVO) über die Zulässigkeit der Datennutzung nach Ziffer 1.3 dieser Datenschutzordnung.

3.1 Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Verein trifft Maßnahmen nach Stand der Technik, um die Sicherheit personenbezogener Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen sowie manuellen Dokumenten zu gewährleisten. Hierzu gehören:
- Zugangskontrolle und Beschränkung zu den Datenverarbeitungssystemen (online / offline) über Benutzername und Passwort
- verschlüsselte Übertragung bei der Datenerhebung über Onlineformulare (https://)
- verschlüsselte Übertragung bei der Bearbeitung, Speicherung und Nutzung in einem Online-Datenverarbeitungssystem (https://)
- verschlüsselte Kommunikation über Mail-Accounts des Vereins (SSL/TLS)
- Zugangskontrolle und Beschränkung zu manuellen Dokumenten
- Versand von E-Mails an mehrere Empfänger nur über „bcc“ (=Blind Carbon Copy)

3.2 Datenverarbeitung im Auftrag

Der Verein schließt mit den Betreibern der Server, auf dem Datenverarbeitungssysteme des Vereins installiert sowie die Datenbanken gespeichert und synchronisiert werden, jeweils einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung ab. Betroffene haben das Recht, den Inhalt der Verträge einzusehen.

4.1 Nutzung von Mitgliederdaten

Der Verein erhebt Daten ausschließlich für den Zweck der Verfolgung eigener Vereinsziele und zur Mitgliederbetreuung und Verwaltung.

4.2 Nutzung von Daten Dritter

Daten Dritter werden ausschließlich genutzt, soweit dies für die Verfolgung eigener Vereinsziele notwendig ist. Hierbei beschränkt sich die Nutzung auf diejenigen Zwecke, für die der Verein Daten erhoben oder erhalten hat.

4.3 Nutzung der Daten des Vereins für Spendenaufrufe und Werbung

Der Verein nutzt die Daten seiner Vereinsmitglieder nur für Spendenaufrufe und Werbung zur Erreichung der eigenen Ziele des Vereins. Die Nutzung von Mitgliederdaten für die Werbung Dritter, beispielweise Arbeitgebern oder Angehörigen von Vereinsmitgliedern erfolgt nur nach ausdrücklicher Zustimmung der Mitglieder.

5.1 Datenübermittlung an Vereinsmitglieder

Vereinsmitglieder haben, mit Ausnahme der Funktionsträger und Trainer des Vereins, keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten anderer Mitglieder. Soweit im Einzelfall für die Organisation von Veranstaltungen notwendig, können jedoch Kontaktdaten in notwendigem Umfang an einzelne Mitglieder herausgegeben werden, ohne dass diese Funktionsträger oder Trainer sind, soweit die jeweils Betroffenen dem zustimmen.

5.2 Bekanntgabe zur Wahrnehmung satzungsmäßiger Mitgliederrechte

Nach Vereinssatzung ist eine außerordentliche Mitgliederversammlung innerhalb einer Frist von zwei Wochen mit entsprechender schriftlicher Tagesordnung einzuberufen, wenn es

a) der Vorstand beschließt
b) 5 v.H. der erwachsenden Mitglieder beantragen.

Zur Wahrnehmung dieses Rechtes kann es erforderlich sein, die Kontaktdaten (postalische Anschrift) aller Vereinsmitglieder an den Initiator herauszugeben. Hierbei muss dieser jedoch versichern, die Kontaktdaten ausschließlich für den Zweck der Beantragung einer außerordentlichen Versammlung zu nutzen. Auf Wunsch des Vorstandes kann auch ein Treuhänder eingesetzt werden. Anstelle der Herausgabe der Kontaktdaten favorisiert der Verein die Veröffentlichung des Antrages durch Vereinsmedien und Rundschreiben durch den Verein.

5.3 Mitteilungen in Aushängen und Vereinspublikationen

Die Offenbarung personenbezogener Daten in Aushängen und Vereinspublikationen beschränkt sich auf die Bekanntgabe von Meldeergebnissen und Protokollen von Wettkämpfen, Teilnahme an Vereinsveranstaltungen sowie vereinsspezifische Erreichbarkeiten von Funktionsträgern und Trainern.

5.4 Datenübermittlung an Dachverbände und andere Vereine

Personenbezogene Daten der eigenen Mitglieder dürfen an andere Vereine nur übermittelt werden, soweit diese dort benötigt werden, um die Vereinsziele des eigenen Vereins oder des anderen Vereins zu verwirklichen, beispielsweise bei der Teilnahme von Vereinsmitgliedern an Veranstaltungen anderer Vereine. Im Rahmen der Mitgliedschaft des Vereins im Landessportbund und im Deutschen Schwimmverband werden notwendige personenbezogene Daten nach Ziffer 2.1 dieser Ordnung übermittelt zur Wahrung des Versicherungsschutzes für die Vereinsmitglieder sowie zur Erlangung von Zuwendungen zur Verwirklichung des Vereinszwecks.

5.5 Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken

Eine Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken findet nicht statt. Über Ausnahmen entscheidet die Mitgliederversammlung, beispielsweise im Rahmen einer Abstimmung über den Abschluss eines Gruppenversicherungsvertrages.

5.6 Veröffentlichungen im Internet

Im Internet (vereinseigene Website) wird von Funktionsträgern und Trainern der Vor- und Zuname, die sportartenspezifische Ausbildung und Qualifikation sowie ein Bild veröffentlicht. Zur Kommunikation mit Funktionsträgern und Trainern wird eine eigene Mailadresse bereitgestellt. Diese kann entweder ausschließlich zur Weiterleitung an die persönliche Mailadresse des Funktionsträgers oder Trainers verwendet werden oder als eigenes E-Mailkonto auch zum Versenden und Verwalten von E-Mails genutzt werden. Ferner wird ein Kontaktformular über eine vereinseigene Mailadresse bereitgestellt, dessen Inhalt über den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung an den jeweiligen Funktionsträger oder Trainer weitergeleitet wird. Weitergehende personenbezogene Daten der Funktionsträger und Trainer werden nur mit ausdrücklicher Genehmigung im Internet veröffentlicht.

Bei Teilnahme von Vereinsmitgliedern an Vereinsveranstaltungen und Wettkämpfen werden die Namen der Teilnehmer und deren Ergebnisse bekanntgegeben. Soweit für die Wertung relevant, werden zusätzlich Geschlecht, Jahrgang, Verein und die DSV-ID des Mitgliedes bekanntgegeben. Diese Daten werden zur Verfolgung der Vereinsziele, für Archivzwecke und die Zeitgeschichte des Vereins in der Bestzeitenverwaltung dauerhaft gespeichert und bekanntgegeben.
Die Veröffentlichung von Einzelfotos erfolgt nur, soweit das Vereinsmitglied dem ausdrücklich zustimmt. Eine entsprechende Abfrage erfolgt mit dem Aufnahmeantrag. Jedem Vereinsmitglied steht das Recht zu, diese Erlaubnis zur Veröffentlichung für den Einzelfall zu widerrufen. Hierzu wird in dem Internetauftritt des Vereins auf allen Seiten eine Schaltfläche implementiert „Recht auf Löschung“, über die eine Löschung beantragt werden kann. Ferner kann der Vorstand über das Kontaktformular auf der vereinseigenen Website, per E-Mail oder persönlich informiert werden.

Ausnahmen gelten für Gruppenfotos von Veranstaltungen unter Bezug auf das Grundsatzurteil des BGH vom 28.05.2013 (Az.: VI ZR 125/12):

„Die Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen bei Sportveranstaltungen sind zulässig, wenn durch ihre Verbreitung keine berechtigten Interessen der Darbietenden verletzt werden. Da sich die Teilnehmenden an sportlichen Wettkämpfen auf Foto- und Videoaufnahmen während des Wettbewerbs einstellen müssen, kommt es hierbei nicht auf die Anwesenheit eines Pressefotografen, die Anzahl der Teilnehmer oder die Dauer des Wettkampfes oder Turniers an.“

5.7 Personenbezogene Auskünfte an die Presse und andere Massenmedien

Pressemitteilungen und Auskünfte gehören zur normalen Öffentlichkeitsarbeit eines Vereins. Personenbezogene Daten werden in diesem Rahmen nur dann veröffentlicht, wenn es sich um einen Bericht über eine sowieso öffentliche Veranstaltung handelt und schutzwürdige Interesse der Mitglieder dem nicht entgegenstehen.

5.8 Übermittlung für Zwecke der Wahlwerbung

Eine Datenübermittlung zum Zwecke der Wahlwerbung findet nicht statt.

5.9 Übermittlung an Bezirke oder das Land

Verlangen Bezirksverwaltungen oder Landesverwaltungen im Rahmen der Nachweisführung der ordnungsgemäßen Verwendung von Zuwendungen die Vorlage von Listen mit Namen der Betroffenen, ist der Verein zur Übermittlung entsprechender notwendiger Daten berechtigt.

5.10 Datenübermittlung an Arbeitgeber eines Mitgliedes und die Versicherung

Gegenüber Arbeitgebern verweist der Verein auf den Grundsatz der Datendirekterhebung bei seinem Mitarbeiter.
Anfragen einer Versicherung werden ausschließlich im Rahmen der Schadensabwicklung in notwendigem Umfang beantwortet. Vor Auskunftserteilung wird das Mitglied hierzu angehört.

5.11 Kreis der Zugriffsberechtigten auf Daten

Die Mitglieder des Vorstandes und der Verantwortliche für die Mitgliederverwaltung erhalten Vollzugriff auf die persönlichen Daten inklusive der Kontodaten und Beitragssparten und die Berechtigung zur Ergänzung, Änderung und Löschung von Daten. Der Zugriff des Kassenwartes und des Verantwortlichen für die Mitgliederverwaltung beinhaltet eine Schreibberechtigung für Daten zur Beitragszahlung.
Die Trainer erhalten Lesezugriff auf die unter 2.1 dieser Datenschutzordnung genannten Daten a-n sowie die Angaben zu Allergien und Schwimmabzeichen.

5.12 Datenübermittlung an das Gesundheitsamt

Um eine Infektionsverschleppung zu vermeiden, werden alle notwendigen Daten von Kontaktpersonen einer Infizierten Person an das Gesundheitsamt gemeldet.

6.1 Umsetzung rechtlicher Vorgaben

Das Verfahren zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten richtet sich nach Art. 16 und 17 EU-DSGVO.
Personenbezogene Daten sind zu berichtigen, wenn diese unrichtig sind.
Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, wenn:
- ihre Speicherung unzulässig ist;
- der Zweck der Speicherung nicht mehr notwendig ist;
- der Sachverhalt, zu dem die Daten gespeichert wurden, erledigt ist und seit Entstehung des Grundes der Datenerhebung mehr als 3 Jahre vergangen sind;
- der Betroffene dies verlangt.
Anstelle der Löschung sind personenbezogene Daten für die weitere Verarbeitung zu sperren, wenn für Sachverhalte, für die diese Daten erhoben wurden, besondere Aufbewahrungsfristen gelten. Dies betrifft in nicht abschließender Aufzählung: Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Verwendungsnachweise in Zusammenhang mit öffentlicher Förderung.
Gleiches trifft zu, wenn die personenbezogenen Daten Bestandteil rechtlicher Ansprüche für oder gegen den Verein sind.

Personenbezogene Daten werden weiterhin gesperrt, soweit ihre Richtigkeit vom Betroffenen bestritten wird und sich weder die Richtigkeit noch Unrichtigkeit feststellen lässt.

Zu Archivzwecken und für die Dokumentation der Vereinsgeschichte können einzelne Daten, wie Wettkampfergebnisse und Bestzeiten unter Verwendung des Namens, Geburtsdatums und Geschlechts dauerhaft gespeichert werden.

Soweit gesperrte oder gelöschte personenbezogene Daten zu einem früheren Zeitpunkt nach Ziffer 5.6 dieser Ordnung veröffentlicht wurden, wird der Verein unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologien und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen treffen, auch Links zu den personenbezogenen Daten zu löschen (Recht auf Löschung). Hierzu wird in dem Internetauftritt des Vereins auf allen Seiten eine Schaltfläche implementiert, über die eine Löschung beantragt werden kann.

Beim Ausscheiden oder Wechseln von Funktionsträgern wird sichergestellt, dass sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden, keine Kopien und Dateien und auch keine Zugriffsberechtigungen beim bisherigen Funktionsträger verbleiben.

6.2 Technische Beschreibung der Datenlöschung

Personenbezogene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden nach Austritt des Mitglieds durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gesperrt und archiviert. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank nach Ziffer 3 dieser Ordnung Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Verein die sichere Löschung von personenbezogenen Daten wie folgt um:
- Sicherungskopien der Datenbank werden spätestens 3 Jahre nach Erstellung der Sicherung durch mehrfaches Überschreiben sicher gelöscht.
- Gesperrte Archivdaten werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt, durch entfernen sicher gelöscht.
-Einzelne personenbezogene Daten, die nicht in einem Datenverarbeitungssystem, sondern manuell erfasst wurden, wie eingescannte Dokumente, werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt, durch mehrfaches Überschreiben der einzelnen Datei sicher gelöscht.
- E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt gelöscht, spätestens jedoch nach 3 Jahren durch Löschen und anschließendes Leeren des Ordners mit gelöschten Elementen gelöscht. Ausnahmen stellen Notwendige Mitgliederdaten für die Mitgliederakte da, welche separat gespeichert werden.
- Datenträger des Vereins, auf denen personenbezogene Daten gespeichert wurden, werden durch mehrfaches Überschreiben des gesamten Datenträgers sicher gelöscht, bevor eine Weitergabe an Dritte oder Entsorgung erfolgt.
- manuell erfasste oder dokumentierte personenbezogene Daten in Papierform werden durch einen Aktenvernichter nach der DIN 66399 der Schutzklasse 1 Sicherheitsstufe 3 vernichtet.

7.1 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Nach Prüfung des gesetzlichen Grundlagen (BDSG-neu & EU-DSGVO) stellt der Verein fest, dass:
- weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind,
- die notwendigen Daten zur Mitgliederverwaltung (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht) keine „sensiblen Daten“ enthalten,
- „sensible Daten“ nur aufgrund vorheriger Einverständniserklärung der Mitglieder freiwillig erfasst werden,
- personenbezogene Daten nicht zum Zweck geschäftsmäßiger Übermittlung dienen (Datenhandel).

Somit liegt keine gesetzliche Verpflichtung vor, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Der Vereinsvorstand übernimmt die Absicherung der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien.

7.2 Verpflichtung auf Wahrung des Datengeheimnisses

Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, werden schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.

7.3 schriftliche Regelung zum Datenschutz und Veröffentlichung

Die Grundzüge der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten werden durch diese Datenschutzordnung geregelt. Sie tritt durch Beschluss des Vorstandes in Kraft und ist den Vereinsmitgliedern durch Veröffentlichung auf der vereinseigenen Website sowie per E-Mail mit Verweis auf den Veröffentlichungsort bekannt zu geben. Neben dieser Datenschutzordnung führt der Verein ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO ein.

7.4 Inkrafttreten

Vorstehende Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des SSV Berliner Haie e.V. am 25.05.2018 beschlossen und ist mit Veröffentlichung in Kraft getreten.

- Letzte Änderung am 12.08.2021